Pasos para realizar un buen acta

Llegó Enero, y con ello seguramente muchos cambios en tu comunidad de vecinos. Es época de reuniones y actualización de los cargos dentro de la misma y… ¡Todo ello ha de quedar registrado! Así que tocará ponerse a redactar un buen acta.

Pero… ¿Cómo hacer un acta correctamente? Pues bien, en este post te dejamos algunos consejos para que cumpla con todo lo indispensable y no falte nada. Estos consejos te servirán para todas las juntas vecinales y verás que es mucho más sencillo de lo que pueda parecer.

Para empezar, a modo informativo debemos destacar que la Junta de propietarios debe reunirse al menos una vez al año, siendo indispensable para aprobar las cuentas y presupuestos anuales, como indica la ley de propiedad horizontal. Además, podrán celebrarse las juntas que sean necesarias siempre y cuando las convoque el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios (o en su defecto, quienes representen más del 25% de las cuotas). El vicepresidente no tendrá poder para convocarla por sí solo, a menos que haya una causa mayor legal que imposibilite al presidente.

Las juntas se tienen que convocar con un mínimo de 6 días de antelación, siendo el presidente o los promotores de la reunión quienes notifiquen a toda la comunidad de cuándo se celebrará la junta y de que va a tratar la junta (Orden del día).

Puntos típicos a considerar en el Orden del Día son:

• Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior
• Aprobación de cuentas y presupuestos anuales
• Decisiones sobre obras y derramas
• Otros temas de interés para la comunidad
• Y por último, ruegos y preguntas de los vecinos.

¿Qué partes diferenciaremos en la junta, como deben quedar reflejados en el acta?

1. Para empezar debe tener una convocatoria.
2. Seguidamente darse la orden del dia.

Y ahora bien… ¿Qué ha de incluir cada punto del acta?

• Convocatoria.

Fecha, hora, mención de los asistentes y de las ausencias, así como una  enumeración de los propietarios que no están al corriente de los pagos, comentando la prohibición de derecho a voto en caso necesario. Sin olvidar también hacer mención del  autor o autores de la convocatoria y si el carácter es ordinario o extraordinario además de si es primera o segunda convocatoria.

• Orden del día.

Se reflejan los temas del Orden del Dia tratados, reflejando las votaciones a favor y en contra, además de plasmar en las opiniones y valoraciones de los vecinos.

Anotar los ruegos y preguntas de cada propietario que así desee expresarse, así como las opiniones que estos generen y/o soluciones que se den.

• Firma

¿Cuál es la guinda del pastel? La firma del Presidente y del Secretario, o en su defecto, del Administrador de fincas. Sin este formalismo, lamentablemente el acta no seria legal.

Una vez terminado, el acta deberá ser notificada a todos los asistentes y ausentes, remitiéndola de manera válida al domicilio donde se haya acordado.

ALGUNAS RECOMENDACIONES

• Utilizar un vocabulario correcto.
• Precisión y síntesis.
• No incurrir en fórmulas retóricas.
• Utilizar como guía el acta anterior.

EJEMPLOS PRÁCTICOS

A continuación os dejamos un par de frases de encabezamiento y de pie para que os hagáis una idea a parte de la parte del contenido central que hemos indicado.

En la localidad de XXX siendo las XXX horas del día XXX de XXX de XXX se reúnen en PRIMERA/SEGUNDA convocatoria en el lugar XXX, de la calle XXX, nºXXX Se reúnen en Junta General ORDINARIA/EXTRAORDINARIA los vecinos descritos a continuación, bajo la presidencia de D. XXX, actuando como secretario D. XXX, con arreglo al orden del día fijado en la convocatoria, que se desarrolló como sigue:

Orden del día:

1º ...
2º ...
...
5º Fuera de la orden de día, fueron deliberados los siguientes puntos:
a)
b)

Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión.

También puedes bajarte una plantilla para el acta en nuestra sección de Documentos para las comunidades de propietarios

Como podrás ver, no tiene mucha complicación, sólo es necesario que lo que contenga teniendo en cuenta todo esto, sea explícito y plasmando todo lo sucedido en medida de lo posible.