La LOPD (Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal) establece las reglas para asegurar una adecuada protección de los datos personales en España. El incumplimiento de la LOPD esta perseguida por la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) y puede ser objeto de multas de hasta 601.012 euros.
Como los listados de propietarios con los nombres, teléfonos y direcciones de notificación que se manejan en todas las comunidades se deben considerar como fichero de datos de carácter personal queremos analizar en este artículo como las disposiciones de la LOPD afectan a las Comunidades de Vecinos.
Inscripción del fichero de la Comunidad de Vecinos
De acuerdo con el artículo 26 de la LOPD, el fichero de los propietarios de la Comunidad debe inscribirse en la AEPD. El proceso de inscripción es relativamente fácil, rellenando un formulario que proporciona la AEPD en su Web y presentándolo en línea o en un organismo estatal o autonómico que ofrece el servicio de registro entre Administraciones Públicas (“Ventanilla Única”).
A la hora de rellenar el fichero hay que señalar que es la propia Comunidad de Vecinos (y no el Administrador de Fincas, en caso de existir) quien ostenta la figura del “responsable del fichero o tratamiento”. El Administrador de Fincas, sin embargo sí suele tener el papel de “encargado del tratamiento” y así debe constar en la declaración del fichero.
También es práctico, que los datos del Administrador de Fincas, figuren como dirección para la “Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación”.
Derechos de los Vecinos
El “Consentimiento inequívoco del afectado” que prevé el artículo 6 de la LOPD no será necesario ya que en el caso de los propietarios se trata de datos que «se refieran a las partes de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento».
Sin embargo, la no obligación de recabar el consentimiento de los copropietarios, no exime a la Comunidad de Propietarios de informarles del tratamiento de datos de carácter personal y de la finalidad de la recogida de éstos, tal como indica el artículo 5 de la LOPD. La comunidad también debe informar de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición así como de la identidad y dirección del responsable del tratamiento.
Por ello es recomendable que se incluya en los comunicados de la comunidad, una cláusula informativa de acuerdo con el artículo 5 de la LOPD.
El papel del Administrador de Fincas
Como hemos señalado anteriormente el Administrador de Fincas suele tener el papel de “encargado del tratamiento”. El uso de los datos de los propietarios por parte del Administrador de Fincas para la realización de las tareas encargadas no se considera comunicación de datos tal como señala la LOPD en su artículo 12 («no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”).
Sin embargo, como normalmente es el propio Administrador de Fincas quien se encarga de la custodia de esos datos, almacenándolos en su propio sistema informático o en carpetas ubicadas en su propia oficina, prestando un servicio a la Comunidad, es necesario que dicho servicio sea regulado a través de un contrato. En este contrato se deben definir, entre otras, las finalidades de dicho servicio y las medidas de seguridad a aplicar.
También se requiere la elaboración de un Documento de Seguridad en el cual se recogen las medidas de índole técnica y organizativa que se adaptan para asegurar el cumplimiento de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de la LOPD). Se puede encontrar más explicación sobre el Documento de Seguridad y una Guía Modelo en la web de la AEPD.
Por otra parte, el administrador de fincas está obligado al deber de secreto (artículo 10 de la LOPD) y a devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 de la LOPD). En relación al deber de secreto, comentar que no sólo el administrador como encargado de tratamiento, sino también todos los demás usuarios (por ejemplo el Presidente o el Secretario) han de mantener la confidencialidad de los datos, durante y después de la finalización de sus relaciones con la Comunidad.
Cesión de Datos
La “comunicación o cesión de los datos de carácter personal, fuera de los casos en que estén permitidas” se considera según la LOPD infracción muy grave que pueden sancionarse con multas de hasta 601.012 euros.
Hay que tener en cuenta que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado” (artículo 11 de la LOPD).
Existe cierto peligro que las comunidades cedan datos, sin ser conscientes de ello. Por ejemplo: El presidente o administrador que facilita una lista de nombres y teléfonos de propietarios al instalador de la antena comunitaria para este coordine la instalación con los propietarios, está haciendo una cesión de datos y debe haber solicitado por escrito previamente el consentimiento expreso a cada uno de los propietarios.
Otras observaciones
Hay que analizar detenidamente si, aparte del fichero de propietarios, la comunidad de Vecinos maneja otros “Datos de Carácter Personal” sometidos a las disposiciones de la LOPD. A nivel de ejemplo, estos podrían ser un fichero con datos de empleados (porteros, jardineros, etcétera) o un fichero que guarda imágenes de personas físicas a través de un sistema de video vigilancia (Instrucción 1/2006, de la Agencia Española de Protección de Datos)
Antes de terminar, queremos insistirles en la importancia de cumplir con la LOPD. Por favor tomen en serio la LOPD y ante cualquier duda contacten con un especialista. Existen múltiples ejemplos dónde una denuncia ante la AEPD ha terminado en multas substanciosas para la Comunidad de Propietarios afectada. (RESOLUCIÓN: R/00285/2005, RESOLUCIÓN: R/01287/2008, RESOLUCIÓN: R/02681/2009).
Hola, pertenezco a una comunidad donde no tenemos Administrador, y me gustaría saber como iniciar esta gestión para practicarla en nuestra comunidad y estar al día con la normativa vigente. Gracias
Buenas tardes,
El presidente de mi comunidad publica mi nombre y todos los recibos de todos los meses, en un papel que reparte a todos los vecinos en la junta anual. Se escusa que es porque hago el ingreso en el banco y no lo pago en mano. Solo me lo hace a mí. Le dije que no quería que apareciese mi nombre y lo sigue haciendo. Según la lopd es legal? Yo no quiero que el resto de vecinos o a quién le llega el papel sepa lo que consumo. Puedo hacer algo?
Muchas gracias.
Hola! Acabo de adquirir una vivienda y se acaba de hacer una junta extraordinaria. En el acta que han enviado aparece el nombre y apellidos de todos los asistentes, con el piso y letra de la vivienda.
Eso es legal? A mis vecinos no les importa para nada mi nombre. Creo que es un dato confidencial. Por proteccion de datos pueden hacerlo?
No tendria que poner solo asistencia de los propietarios de las viviendas X, Y, Z….etc?
Quedo a la espera de sus comentarios
Saludos
Yo alucino con estos comentarios.
¿El nombre es un dato confidencial? Pertenecer a una comunidad de vecinos, es exactamente eso, pertenecer a una comunidad y por supuesto que el resto de vecinos tienen el derecho legal de conocer todo lo que atañe a la entidad, incluido el nombre de los partícipes, como no podía ser de otra manera. A parte de que los propietarios de los inmuebles es una información pública. Si no quieres que conozcan tu nombre te montas una sociedad patrimonial y adelante. Es más, si un comunero no paga los recibos correspondientes en el Acta aparecerá el nombre y apellidos de esta persona en cuestión y su correspondiente deuda.
Es necesario consentimiento de la comunidad de propietarios para que el administrador proceda a la inscripción en el registro de protección de datos? gracias
Quisiera saber si incumpliria algun articulo de la lopd que se le facilite a un comunero un listado de los propietarios de toda la cdad de propietarios.
Muchas gracias
No se puede entregar a ningún comunero información confidencial. ¿Contiene teléfonos?¿Números de cuenta? Si sólo contiene nombres y dirección, aunque no se debería tampoco suministrar, ya que sólo se debe suministrar información para cuestiones que atañen estrictamente a la comunidad, no deja de ser una información pública y que aparece en las Actas de la comunidad.
No me queda claro quién debe pagar la Lopd en una comunidad de vecinos, si la administradora ya que como empresa estimo que es ella la responsable de su tutela, o la comunidad de vecionos.
Que sería lo justo ??
saludos
La comunidad de vecinos es la responsable del cumplimiento de la LEY y por lo tanto el coste lo debería asumir la comunidad. La administradora sólo organiza y puede tener la custodia. Pero si no se cumple con la Ley, el responsable es el Presidente y la propia comunidad.
Buenos días,
Me gustaría saber si el Administrador está obligado a enseñar documentación de la comunidad (facturas, recibos bancarios, etc.,) a cualquier vecino que se lo solicite sin que medien el Presidente o el Vicepresidente o si solo está obligado a enseñárselo a estos. Y si pueden sacarse esos documentos de La Oficina del Administrador fisicamente o a través de un correo electrónico, fotocopias, etc. Es decir, si cualquier vecino puede ir a pedir el libro de actas (por ejemplo), llevárselo a su casa o fotocopiarlo, etc. No me refiero solo a documentos en los que figuren los datos de los propietarios si no a cualquier documentación de la comunidad. Si se quiere ver un documento, ¿Tiene que ser consultado de manera presencial en La Oficina del Administrador solo por el presidente o el vicepresidente o puede solicitarlo cualquier vecino y sacarlo, de una forma u otra, de dicha oficina?. Muchas gracias.
Entré hoy en esta pagina.
No se puede dar documentación alguna a los copropietarios. Si alguno está interesado en algún documento se le enseña, obviamente siempre que sea un copropietario acreditado,. Solamente se le da si es por orden judicial.
Si la gestión la hace el Presidente y/o Secretario de la Comunidad a titulo personal (no se dispone de Administrador), es aplicable lo mismo? porque me temo que un porcentaje muy alto de Comunidades no saben o no contestan.
Gracias
La administradora de la comunidad, y al objeto de solicitar al ayuntamiento la division del impuesto de entrada de carruajes, incorpora al orden del dia de una asamblea un punto con este texto :» propuesta para la segregacion de la tasa de carruajes (autorizacion expresa de todos los propietarios para ceder al ayuntamiento sus datos para la modificacion del padron fiscal») . En dicha votacion hay propietarios que votan en contra de la propuesta pero hay mayoria que vota a favor. La administradora envia al ayuntamiento copia del acta completa donde estan la lista de morosos y los comentarios hechos en la samblea y mas datos personales ………¿ Ha actuado en contra de la LOPD.?
La administradora debería haber enviado un certificado, firmado por el Secretario y con el visto bueno del Presidente, del punto en cuestión. El envió del Acta entera al Ayuntamiento si contiene información delicada como es este caso, incumple la LOPD.
Hola el presidente de mi comunidad de vecinos esta enemistado conmigo desde hace tiempo, pues bien, yo he realizado unas obras menores en el interior de mi vivienda y el se ha dirigido al ayuntamiento y utilizando mis datos personales a tratado de averiguar si yo tenía licencia de obra menor, ¿ podría denunciar estos hechos? ¿ es legal que esta persona haga esto sin mi consentimiento y sin que se me notifique nada a mi?
Hola, estoy en conflicto con el administrador por que en virtud de la LOPD no nos dejan acceder a ninguna documentación de la comunidad. Dicen que todo documento que tenga una información personal no puede ser accesible. Yo soy vocal de la junta y no me dejan acceder a la información.
¿Es necesario que un vocal firme un contrato de encargado del tratamiento? ¿Los contratos que se firman con proveedores no son de naturaleza publica? Me tiene asombrado que no nos dejen acceder a la documentación de la comunidad.
Imagino que Vecinos.net cumple con la LOPD, ¿Qué tipo de documentación estaría accesible a propietarios?
Gracias
Ustedes como Comunidad de vecinos son los propietarios de los datos, no el administrador. Si el presidente o vicepresidente le piden los datos, los tiene que facilitar. Otra cosa es quw el administrador deje registro de quién pidió los datos.
Una duda: El extracto bancario de la comunidad o los movimientos del libro diario de contabilidad de una comunidad (con detalle de factura, fecha, etc) se pueden considerar objeto de la LOPD? Es decir, se puede negar el administrador a reportarlos en los estados de cuentas que envía alegando la LOPD?
Saludos
Si los datos no identifican a personas no puede negarse a darlos.
Pingback: Aplicación de la Ley de Protección de Datos en las Comunidades de Vecinos. | Tamargo Abogados
Quisiera saber si puedo publicar en mi web, de acceso libre, es decir, sin contraseñas, los saldos de las cuentas corrientes de la Comunidad y los movimientos de las mismas.
Creo que los morosos no se pueden publicar, pero los saldos y los movimientos….
Gracias!
Para garantizar la privacidad de los datos de la comunidad, le recomendamos usar una web como Vecinos.net. De esta forma los datos de su comunidad únicamente los pueden ver los usuarios autorizados (los propietarios de la comunidad).
Si en los movimientos aparecen las cuentas de quienes le hacen las transferencias o quién ingresa, no puede hacerlo. Otra cos es que sustituya esos números o personas por números aleatorios que no se puwdan asociar a ningún vecino.
en definitiva según vuestra opinión si un co-propietario necesita urgentemente el teléfono o domicilio ( si vive en otra finca ) del Presidente de la Comunidad para problemas por ejemplo de salubridad etc. o para convocar una reunión puede obtener del Administrador los datos del Presidente…? Si o no ? Gracias.
Lo idóneo, a efectos de protección de datos, es que el Administrador pida autorización al Vecino y al Presidente antes de facilitar el número de teléfono del otro.
Lo lógico es que el nuevo presidente autoorice a dar sus datos de contacto en la reunión de la comunidad que lo nombra. Y que además consienta que se den los datos por el administrador a quien se lo pida durante su mandato. Ojo, son los datos de contacto que el presidente quiera dar, y que sean efectivos, claro.
Mi comunidad de vecinos me ha demandado judicialmente por una deuda por importe de 176 €.
Al parecer han expuesto el anuncio de la demanda con mis datos y mi deuda en un tablon de anuncios.
Este tablon de anuncios se encuentra en un lugar de paso de cuaquier persona que acceda al interior de la comunidad tanto a pie como en coche.
A mi no se me ha comunicado nada en mi domicilio con anterioridad a la demanda y se que es asi porque yo no salgo de casa ya que estoy convaleciente de una enfermedad.
Es esto legal.
Gracias y saludos.
Legal no es. Puedes denunciar a la comunidad por ello.
Pero ten en cuenta que si la comunidad no ha hecho bien las cosas y no tiene presentados los ficheros correspondientes, la multa mínima que deberá pagar sera de 601,01 €. Y tú no te vas a llevar nada de eso, sino que vas a tener que pagar tu parte correspondiente como vecino de la comunidad.
Yo les exigiría que lo retirasen con la correspondiente mención a la ley de protección de datos y si son listos lo harán.